На главную  Введение  Описание работы  Документация  Загрузка 

Система складского и производственного учета, 

управления и анализа для предприятий 

общественного питания

 Общие замечания

    Для успешной работы программного комплекса "Цех" необходимо наличие развернутого пакета программ MS Ofiice. Запуск системы производится под управлением MS Access. В зависимости от версии MS Ofiice (97 или 2000), запускать необходимо файлы a.mde или a2000.mde соответственно. 

    Требования к ПЭВМ: разрешение экрана 800x600, 16 Mb ОЗУ, 486DX2-80. 

Начальные сведения

Программный комплекс "Цех" является программным комплексом нового поколения, работающим на платформе Windows в среде Microsoft Access.

Преимущества:

Цель данного комплекса - максимально автоматизировать учет на предприятиях, имеющих пищевые производственные цехи.  К ним относятся: рестораны, столовые, пекарни различного калибра, включая хлебокомбинаты, кондитерские, и другие учреждения подобной направленности.

Возможности

Перечислим основные возможности, которые предоставляет комплекс пользователю:

Основные операции

    Главная задача любой программы данной направленности - реализовать модель учета, максимально приближенную к реальным процессам, происходящим на предприятии. Выделим основные операции:

Действие

Документ, отражающий действие

1 На склад поступают ингредиенты для дальнейшего использования в производстве Приходная накладная, товарный отчет
2 На склад поступают возвращенные изделия для дальнейшей переработки или списания Приходная накладная, товарный отчет
3 На склад поступает тара для дальнейшего использования в приходе и отгрузке Приходная накладная, товарный отчет
4 Расход на ингредиентов на производство Карточка движения, калькуляция (косвенно)
5 Производство полуфабрикатов и приход на склад Карточка движения, калькуляция (косвенно), отчет по бригадам
6 Расход полуфабрикатов со склада на производство изделий или других полуфабрикатов Карточка движения, калькуляция (косвенно), отчет по бригадам
7 Производство изделий и приход на склад Карточка движения, калькуляция (косвенно), отчет по бригадам
8 Расход (отгрузка) изделий и полуфабрикатов со склада Расходная накладная, товарный отчет, акт реализации
9 Расход (отгрузка) ингредиентов со склада Расходная накладная, товарный отчет
10 Расход (отгрузка) тары со склада Расходная накладная, товарный отчет
11 Переоценка ингредиентов, изделий, полуфабрикатов, тары Акт переоценки, товарный отчет
12 Списание ингредиентов, изделий, полуфабрикатов, тары Акт на списание, товарный отчет
13 Пересчет остатков ингредиентов, изделий, полуфабрикатов, тары Акт пересчета, товарный отчет

Главная форма.

При запуске системы автоматически загружается Главная форма.

  1. Рабочая дата задается в поле, находящемся в верхнем левом углу формы. Вспомогательные кнопки по бокам поля служат для быстрой смены даты вперед или назад. Рабочая дата автоматически устанавливается равной системной дате машины. Все операции системы автоматически датируются в соответствии с рабочей датой, установленной в Главной форме. Следует обратить внимание, что при каждой смене даты происходит выбор действующих на данную дату калькуляций и пересчет себестоимости изделий согласно выбранным калькуляциям.

  2. Название предприятия расположено под рабочей датой. Задается в параметрах системы при нажатии на кнопку "Параметры цеха" раздела "Справочники".

  3. Состояние склада отображено ниже названия предприятия, и содержит перечень сумм остатков ингредиентов, тары и готовых изделий.

  4. В поле "Бригада" задается название бригады (обычно по фамилии бригадира), которая работает в данную смену. Все производственные операции с момента установки бригады будут производиться со ссылкой на данную бригаду. Сведения о работающих бригадах необходимы для ряда отчетов, а так же для анализа производительности труда бригад.

  5. "Работа, отчеты, справочники" - три основных раздела системы. Для успешного запуска системы в эксплуатацию необходимо, чтобы все справочники содержали хотя бы минимум данных.

  6. Поставщики - справочник, хранящий сведения о поставщиках и получателях товара.

  7. Единицы измерения - полный справочник всех единиц измерения.

  8. Бригады - справочник бригад с названиями.

  9. Параметры цеха - справочник, содержащий все основные данные о предприятии.

Раздел "Работа" содержит следующие пункты:

  1. Ингредиенты. Данный пункт справедливо было бы отнести в раздел справочников, но по соображениям удобства отнесен в раздел "Работа". Содержит перечень ингредиентов, используемых на предприятии.

  2. Изделия. Пункт, содержащий полные данные по производимым изделиям (наименования, единицы измерения, калькуляции, складской реестр, производственные записи).

  3. Тара. Справочник возвратной тары для ингредиентов и готовой продукции.

  4. Поставки. Пункт, содержащий перечень приходных накладных.

  5. Отгрузка. Пункт, содержащий перечень расходных накладных.

  6. Переоценка/пересчет. Пункт, содержащий перечень актов списания, пересчета и переоценки товаров, имеющихся на складе предприятия.

Раздел "Отчеты" содержит перечень оперативных отчетов, выпускающихся за текущую дату, а также пункт "Мастер отчетов", позволяющий выпускать сложные отчеты.

 Справочники

1.Справочник поставщиков и получателей.

В системе поставщики и получатели хранятся в одном справочнике. Как правило четкое разделение на поставщиков и получателей отсутствует. Одна и та же фирма в некоторых операциях может выступать как поставщик, в других случаях она может выступать как получатель. Поэтому, если поставщиков и получателей содержать в разных справочниках, данные во многих случаях будут дублироваться. Для того, чтобы открыть справочник поставщиков-получателей, нужно, находясь в Главной форме, нажать кнопку "Поставщики" или кнопку "Получатели". Справочник поставщиков-получателей имеет следующий вид:

Для ввода нового клиента необходимо установить курсор на последнюю запись таблицы и произвести ввод данных. Последняя запись обозначена признаком * в области выделения. Для изменения данных нужно установить курсор на нужном поле и произвести изменения. Для удаления записи необходимо установить курсор мыши на область выделения и при нажатии на кнопку выделится вся запись. При нажатии на клавишу Delete запись будет удалена. Будьте внимательны. Поскольку в MS Access задействован механизм отслеживания целостности данных, то некоторые записи невозможно удалить. Например, если от данного поставщика вводились приходные накладные, или на него производился расход, то в накладных существует ссылка на клиента в справочнике поставщиков-получателей. Сначала нужно произвести удаление накладных, затем станет возможным удаление поставщика. 

2.Справочник единиц измерений.

Содержит все наименования единиц измерений, используемых системой. Внешний вид справочника вопросов не вызывает, работа со справочником аналогична работе со справочником поставщиков-получателей.

3. Параметры цеха

Справочник содержит ряд сведений о системе: название предприятия, сведения о руководстве, реквизиты, размер ставки НДС,  а также принцип выделения НДС.

Несколько замечаний. Параметр "Путь к базе данных" изменять нецелесообразно, он подставляется автоматически. Флажок "НДС внутри цены" показывает следующее: Некоторые предприятия формируют розничные цены без учета НДС, поэтому в накладных таких предприятий НДС добавляется только в конце накладной к общей сумме товара. В этом случае флажок "НДС внутри цены" должен быть снят. Другие предприятия заранее закладывают НДС в розничные цены своего товара, поэтому в накладных таких предприятий в конце накладной присутствует строка "В том числе НДС ...", а сумма накладной фактически равна сумме отпускаемого товара в розничных ценах, поскольку НДС в них уже присутствует. В таком режиме работы флажок "НДС внутри цены" должен быть установлен.

4. Справочник ингредиентов.

Под ингредиентами понимается товар, закупаемый предприятием для дальнейшего использования в производственном процессе. Расход ингредиентов при производстве определяется записями в калькуляционных карточках и объемами производства. Допускается отгрузка ингредиента на получателей по розничным ценам с целью получения прибыли. При нажатии на кнопку "Ингредиенты" в Главной форме на экран выводится перечень ингредиентов введенных в систему.

Кнопка "Новый" позволяет добавить новый ингредиент в справочник. Кнопка "Редактировать" позволяет менять данные по уже введенному ингредиенту, в том числе и название. Следует заметить, что смена названия ингредиента в справочнике приведет к смене его названия по всей системе, во всех формах и отчетах. Такое положение с наименованиями справедливо для все справочников. Кнопка "Просмотреть" позволяет произвести просмотр данных по ингредиенту без внесения изменений. Кнопка "Удалить" позволяет удалить ингредиент из справочника. Кнопка "Карточка движения" позволяет отследить движение по выбранному ингредиенту.

Ввод нового ингредиента.

Ввод ингредиентов в справочник следует начинать, когда заполнены параметры системы, когда заполнен в основном справочник единиц измерений. При нажатии на кнопку "Новый" будет выведена следующая форма:

В поле название необходимо ввести наименование ингредиента. В поле со списком "Единицы измерения" следует выбрать нужную единицу измерения путем нажатия на кнопку в правой части поля со стрелкой вниз. Если нужная единица измерения в списке отсутствует, жмите кнопку "Добавить единицу" и вводите нужную единицу измерения. Раздел "складской реестр" покажет вам весь перечень ингредиентов с данным названием, хранящихся на складе, но при вводе нового ингредиента будет пустым. Для подтверждения ввода нового ингредиента следует воспользоваться кнопкой "Применить". В случае, если нужно отменить ввод, воспользуйтесь кнопкой "Отмена".

Редактирование.

В перечне ингредиентов выберите нужный ингредиент, и нажмите кнопку "Редактировать". Откроется форма следующего вида:

Можно изменить название, розничную цену, единицы измерения. Розничная цена задается как справочная и может отличаться от себестоимости. При отгрузке ингредиента в расходной накладной будет использована по умолчанию именно эта розничная цена. Складской реестр отображает состояние склада по данному ингредиенту. В нашем случае на складе находится 999.964 кг дрожжей по закупочной цене в 2.5 грн. за 1 кг. Для каждой поставки данного ингредиента, если его закупочная цена отличается от цены уже имеющегося на складе ингредиента будет создана новая запись в реестре. После производства всех изменений необходимо нажать на кнопку "Применить". В случае, если нужно отменить проделанные изменения, нажмите кнопку "Отмена".

Удаление.

Выберите из перечня нужный ингредиент и нажмите на кнопку "Удалить". После вывода предупреждающего сообщения, в случае согласия пользователя будет произведена попытка удаления ингредиента. Обратите внимание, что удаление не будет произведено, в случае, если по данному ингредиенту проходило движение.

5. Справочник изделий.

Содержит данные о производимых изделиях.

Представляет собой центр управления производством. Позволяет добавлять новые изделия, изменять параметры текущих изделий, вводить калькуляции, производить изделия в заданном количестве, просматривать карточку движения по изделию, пускать изделия во вторичную переработку, и т.д.

Ввод нового изделия производится нажатием на кнопку "Ввод нового" в разделе "Инструментарий". При этом будет выведена следующая форма:

Необходимо ввести наименование изделия, розничную цену, единицы измерения. Если данное изделие является полуфабрикатом, то флажок "Полуфабрикат" должен быть установлен. Для подтверждения введенных данных нажмите кнопку "Применить". Для отмены ввода - соответственно кнопку "Отмена".

Изменение основных данных по изделию производится путем нажатия на кнопку "Редактировать".